Wat is de relatie tussen www.buitensportreizen.nl en de TVT Reisgroep ?

www.buitensportreizen.nl is een onderdeel van TVT Outdoor Reisgroep, een organisator van evenementen en avontuurlijke groepsreizen. Onze andere websites: www.buitensportkamp.nl www.buitensport-ardennen.nl www.outdoor-sardinie.nl www.terraventuras.nl

Wie is de organisator van mijn evenement of reis ?

Als hoofdaannemer treedt op TVT Outdoor Reisgroep. Uw reis kan geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd onder toezicht en supervisie van TVT Outdoor Reisgroep. Indien volledig uitgevoerd door partnerbedrijven, dan ontvangt u hier voor aanvang de nodige informatie over ?

Wat is het KVK en BTW-nummer van de TVT Outdoor Reisgroep ?

TVT Outdoor Reisgroep staat geregistreerd sinds 2005 onder de volgende nummers: Kamer van Koophandel: 27275361
BTW: NL. 1450.01.246.B.01

Hoe doe ik een aanvraag ?

Vanuit onze inspiratie pagina's op de website kunt u direct een specifieke aanvraag doen voor die lokatie of dat evenement. Heeft u speciale vragen, verzoeken dan kunt u een algemeen aanvraagformulier hier invullen. u kunt ook een persoonlijke aanvraag sturen per mail, whattsapp of chat. Zie hiervoor onze contactpagina. Op welke manier u ons ook benaderd, wij verzoeken u bij uw aanvraag zo concreet en gedetailleerd mogelijk mogelijk in te vullen, dan kunnen wij spoedig en volledig reageren.

Hoe lang duurt het voor ik antwoord heb op mijn aanvraag ?

Wij zullen altijd reageren binnen 48 uur. In deze mail zullen wij u uiteraard bedanken voor uw interesse in ons aanbod eventueel aangevuld met vragen onzer zijde aangaande groepsgrootte, wensen, budgetten en dergelijke. Indien mogelijk zullen wij bij aanvragen op standaard arrangementen een optie plaatsen indien mogelijk en u binnen 72 uur een offerte en opdrachtbevestiging doen toekomen

Wat is een offerte en opdrachtbevestiging ?

Na uw aanvraag ontvangt u onze offerte worden alle belangrijke zaken vermeld, zoals u deze tijdens uw reis of event mag verwachten, uitgewerkt in een duidelijk en overzichtelijk verhaal. Deze ontvangt u eerst en daar kunt u op reageren. Wanneer u tevreden bent en akkoord dan kunt u dit direct doorgeven. Wij zetten de offerte om in een opdrachtbevestiging, welke u dient te ondertekenen en terug te sturen. Bij voorkeur per mail. Uw reis is dan nog niet geboekt.

Wat gebeurd er na ondertekening van de opdrachtbevestiging ?

Na ontvangst van uw akkoord gaan wij alle afspraken en opties met leveranciers, partners (zoals accommodaties en busmaatschappijen) bevestigen. Zodra wij 100% zekerheid kunnen bieden op deze harde randzaken zullen wij dit aan u bevestigen. Dit kan tot wel 7 dagen duren. Uw reis is dan geboekt.

Kan ik een optie plaatsen ?

Na uw aanvraag zullen wij in onze planning een geheel vrijblijvende optie plaatsen zodat we ruimte houden en rekening kunnen houden met uw wens om te komen. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend, maar biedt u gedurende het offerteproces de zekerheid dat wij plaats hebben in onze planning. Dit biedt geen garanties mbt leveranciers van accommodatie of vervoer.

Ik heb de bevestiging van TVT ontvangen. Wat nu ?

Vaak wordt een reis maanden van tevoren afgesloten en ingepland. Het afsluiten hiervan is bindend voor beide partijen. De volgende stappen kunt u verwachten: 1. Indien van toepassing ontvangt u een aanbetalingsfactuur 2. 1 maand voor vertrek ontvangt u het reispakket met daarin alle benodigdheden. 3. 1 maand voor vertrek ontvangt u de digitale hoofdfactuur. Draag zorg voor een tijdige betaling.

Verwacht TVT documenten van mij als hoofdboeker ?

In de aanloop naar uw evenement of reis kunnen wij documenten bij u opvragen, afhankelijk van de aard van het evenement. Te denken valt aan: - passagierslijst incl geboortedata en paspoort - Speciaal voeding: met alle dieten, vegetariers en halal - kamerindelingen - tentindelingen - groepsindelingen

Wat is een intake/deelname formulier ?

In het reispakket vind u een deelnameformulier. U kunt deze kopieren of digitaal verspreiden onder alle deelnemers. Deze moet volledig ingevuld worden en ingeleverd bij aanvang van het evenement bij de tripleader of een van de crewleden. Zonder deelnameformulier mag u NIET deelnemen aan het geboden programma

Wat zit er in een reispakket ?

Een maand voor aanvang ontvangt u een reispakket met daarin de belangrijkste documenten voor uw reis. - de offerte en bevestiging - algemene voorwaarden - annuleringsvoorwaarden - factuur - reisdocumenten: zoals tickets, boardingpasses, routebeschrijvingen - bagagelabels als presentje voor de groep - een dank-je-wel-gadget voor u als hoofdboeker

Wat verstaan jullie onder minimum aantal ?

Onze offerte en bevestiging is uitgebracht voor een minimum aantal personen en een geboekt aantal personen. Tot 42 dagen voor vertrek kunt u het aantal nog kosteloos wijzigen met inachtneming van het minimum aantal. Onze prijsopgave is gebaseerd op deze deelname en is zodoende een door u gegarandeerd aantal. Vanaf 42 dagen voor vertrek kunt u nog steeds wijzigen maar zullen annuleringskosten worden gerekend. Zie annuleringsvoorwaarden.

Wat is een tripleader ?

Afhankelijk van het karakter van de reis (incentive-schoolreis-...) wordt een coordinator aangewezen op lokatie. Hij of zij is uw aanspreekpunt tijdens het verbijf. De tripleader is verantwoordelijk voor een goede afstemming en communicatie tussen u, de groep en onze organisatie.

Hoe verloopt de communicatie tijdens een evenement of project?

Interne communicatie De coordinator/tripleader zorgt voor een heldere communicatie tussen onze crew en u als hoofdboeker en bijbehordende begeleiders. Evaluatiemomenten Wij streven ernaar iedere dag, aan het einde, bij een kopje koffie dedag door te nemen, de organisatie bij te schaven en de dag van morgen door te nemen. Communicatie groep Vanuit onze hand- & draaiboeken bekijken wij aan het einde van de dag het programma van de volgende dag. Het exacte tijdschema, indeling en gegevens vermelden wij op ons programmabord dat centraal voor de deelnemers te raadplegen is. Bij grotere evenementen werken wij met teamcaptains, die hun eigen groepje instrueren over het programma.

Groepsgroottes en begeleiding

De vuistregel voor onze groepsgroottes (aantal deelnemers per groepje) bedraagt max 15 personen. Bij scholen heeft ieder groepje bij voorkeur 1 begeleider/docent vanuit school. Deze kunnen rouleren tussen de groepjes indien die wens er is. Wij hanteren 1instructeur op maximaal 15 personen. Door het soort activiteit kunnen wij van de vuistregels afstappen. Bijvoorbeeld tijdens een hike zullen wij vaak met 2 groepjes van start gaan of tijdens een citytrip kunnen wij met de gehele groep een activiteit ondernemen.

Inrichting basecamps (tentverblijf)

Onze basiskampen worden ingericht op de volgende wijze: **groepstenten (tipi of type familie) voor 4-8 personen Iedere tent is voorzien van een grondzeil, afsluitbaar, electra en verlichting **docentententen, gelijk aan de groepstenten maar met veldbedden **keukentent met inrichting: programmabord, keukenmaterialen, branders, kookkisten, koelkasten ** extra inrichting: banken en tafelsets, banners, vlaggen, aankleding, verlichting, electra ** extra(op aanvraag): oplaadboxen, beamer(filmavond), geluidsinstallatie

Wat zijn gidsen en instructeurs ?

AL onze instructeurs en gidsen en die van onze partnerbedrijven zijn gediplomeerde instructeurs. U mag ervanuit gaan dat zij allen beschikken over de juiste diploma's om de activiteit te begeleiden. Velen hebben tevens een algemene sportopleiding zoals CIOS, ALO, Sport&Bewegen, Outdoormanagement. Uiteraard beschikken zij ook over een geldige EHBO. Voorbeelden van gespecialiseerde diploma's: Sport: CIOS Canyoning: Nederlandse Canyoningbond, EFC Rafting: IRF, International Rafting Federation Speleologie: UBS/Speleo Nederland Duiken: PADI

Indien u de busreis bij ons heeft geboekt:

Classe: Indien niet anders aangevraagd boeken wij een Tourist Class touringcar Keurmerk: onze bussen hebben altijd een buskeurmerk Tijden: Indien u een busreis via ons heeft geboekt, zullen wij afsrpaken maken met de busmaatschappij over vertrektijden, voorrijtijden etc. U krijgt deze afspraken van ons. Pauzes: ingeplande pauzes kunt u niet op voorhand afspreken, maar dient u door te nemen bij de chauffeur en zijn uiteraard afhankelijk van zijn/haar rijtijdenwet. Kosten: alle kosten voor het verblijf en verzorging chauffeur worden door TVT betaald. Bagage: het aantal stuks bagage voor een passagier is altijd vastgesteld op 1 stuk en 1 stuk handbagage

Komt u met eigen vervoer of eigen busmaatschappij ?

Indien u uw bus zelf geregeld heeft dan bent u automatisch verantwoordelijk voor het regelen van het verblijf en de verzorging. U kunt dit via TVT regelen, maar hier zijn kosten aan verbonden, ook indien de chauffeur met ons mee eet. Indien u met eigen vervoer komt dient u uw reis zo te plannen dat het aansluit bij ons tijdschema en activiteiten. Een te late aankomst kan wellicht betekenen dat wij niet het gehele programma kunnen draaien voor u.

Hoe regelen jullie transfers ?

Afspraken Alle afspraken omtrent de transfers ter plaatse zijn vermeld in uw opdrachtbevestiging. indien deze niet is inbegrepen, staat dit duidelijk vermeld. Transfers worden altijd uitgevoerd met de touringcar, onze minibusjes of het openbaar vervoer. Of uiteraard de benenwagen. Uw touringcar en transfers: Indien u de TC zelf hebt geregeld bestaat er grote kans dat u ook verantwoordelijk bent voor de transfers en kosten ter plaatse. Hierover zullen wij duidelijke afspraken maken.

Houden jullie evaluatie ?

Ja uiteraard. Na afloop vaak vlak voor vertrek heeft u even een afsluitend momentje met de tripleader of coordinator. In uw reispakket zit een evaluatieformulier welke u ook kunt downloaden via onze website. Deze is essentieel voor toekomstige reizen of evenementen met ons. Desgewenst zullen wij ook telefonisch contact opnemen.

Optie voor het volgende jaar ?

Reizen en evenementen worden vaak vroeg geboekt en wij hebben zeer veel capaciteit maar zeker niet onbeperkt. TIP: Wilt u alvast een vrijblijvende optie plaatsen in onze planning, dat kan. Deze is 100% vrijblijvend (ook voor ons), maar bij andere aanvragen weten wij van jullie wens om te komen en kunnen wij contact met opnemen.

Ontvang ik nog een eindfactuur ?

Een eindfactuur wordt enkel en alleen opgemaakt wanneer er noodzaak is. Bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen zijn in de aantallen, kosten zijn gemaakt op lokatie of anderszins. Indien dit niet van toepassing is ontvangt u ook geen eindfactuur.

Wat zijn jullie annuleringsvoorwaarden ?

TVT Outdoor Reisgroep en haar partners hanteren de volgende annuleringsvoorwaarden: - tot 56 dagen voor startdag: aanbetaling, zijnde minimaal 10% van het totale bedrag van de overeenkomst; - 56 tot 42 dagen voor startdag: 25% van het totale bedrag van de overeenkomst;
- 42 tot 28 dagen voor startdag: 50% van hettotale bedrag van de overeenkomst;
- 28 tot 7 dagen voor startdag: 75% van het totale bedrag van de overeenkomst;
- 7 of minder dagen(inclusief) voor startdag of later: 100% van het totale bedrag van de overeenkomst.

Is een aanbetaling vereist ?

TVT Outdoor Reisgroep vraagt enkel een aanbetaling indien zij dit noodzakelijk acht. Dit wordt vermeld in uw opdrachtbevestiging. Na ondertekening ontvang je een factuur van de aanbetaling welke voldaan moet worden binnen de gestelde termijn.

Wanneer en hoe ontvang ik een factuur ?

Bij uw reispakket (zie boeking) ontvangt u de factuur. Deze versturen wij tevens digitaal zodat u deze makkelijk kan verwerken en voor een tijdige betaling kan zorgdragen.

Welke betalingstermijn wordt gehanteerd ?

Wij hanteren standaard een betalingstermijn van 30 dagen. Indien de timing dit vereist(het evenement vind eerder plaats bijvoorbeeld) dan kunnen wij de betalingstermijn verkorten of verlengen.

Wat gebeurd er bij een niet tijdige betaling ?

Indien onze factuur niet tijdig wordt voldaan, hanteren wij de volgende vervolgstappen: 1. U ontvangt een herinneringsfactuur zonder verhoging 2. U ontvangt een herinneringsfactuur met de wettelijke rente op openstaande facturen. 3. Uw factuur wordt overgedragen aan een incassobureau. De factuur moet ALTIJD zijn voldaan voor aanvang van uw evenement of reis. Wij behouden ons het recht voor een programma tijdelijk of volledig te beeindigen.

Wat is een eindfactuur ?

Na afloop van het project, event of reis ontvangt u een evaluatieformulier (ook bijgevoegd in uw reispakket) en eventueel een eindfactuur, met daarop alle kosten die nog betaald dienen te worden. U kunt hierbij denken aan extra deelnemers, afvallers en annuleringskosten, voorgeschoten kosten, extra verblijfskosten enzovoort.

Kunt u een reisverzekering verzorgen ?

TVT Outdoor Reisgroep is partner/agent van een verzekeringsmaatschappij en kan zodoende zorgdragen voor een dekkende reisverzekering met (indien nodig) buitensport/gevaarlijke sporten dekking. De hoogte hiervan is afhankelijk van de duur van het evenement en de groepsgrootte. Bij aanvraag dient u een namenlijst met geboortedata te overhandigen. Zonder deze lijst kunnen wij geen aanvraag doen. Indicatieprijs bedraagt 2,50-2,75 pppd, excl eenmalige poliskosten (21,00)

Hoe verloopt de verzekering bij grote evenementen ?

Bij grotere evenementen met hoog risico kunnen wij een aanvraag en voorstel doen om het evenement extern te verzekeren. Dit betreft altijd een voorstel op maat. Deze verzekering dekt in een notendop de volgende zaken:

• Dekking bij afgelasting evenement in diverse gevallen
• Dekking voor verplaatsing van een evenement wegens afgelasting
• Insolventiedekking
• Dekking van het totale budget
• Recettedekking
• Recettes zijn tot maximaal € 50.000 per evenement, mits expliciet aangemeld
• Aanvullend bij te verzekeren tegen 0,5% per dekking

Is een reisverzekering verplicht ?

Nee, deze wordt door ons nooit verplicht maar zeer wel aan te raden. Indien men een actief programma heeft dan dient u een gezondheidszorg verzekering te hebben die dekkend is voor het geboden programma. Daarbij is het goed mogelijk dat u een aanvullende dekking 'risicosporten' nodig heeft. Dit kunt u navragen bij uw verzekeringsmaatschappij.

Kan ik bij TVT een annuleringsverzekering afsluiten ?

TVT Reisgroep verzorgt en verhandelt geen annuleringsverzekeringen. Wij raden u aan deze elders af te sluiten indien u het risico te groot vind.