Oops, geen antwoord nog?
Staat uw vraag of antwoord er niet bij,
Stel hem hier aan ons.
VRAAG EN ANTWOORD
Algemene vragen
Wat is de relatie tussen www.buitensportreizen.nl en de TVT Reisgroep ?
www.buitensportreizen.nl is een onderdeel van TVT Outdoor Reisgroep, een organisator van evenementen en avontuurlijke groepsreizen. Onze andere websites:
Wie is de organisator van mijn evenement of reis ?
Als hoofdaannemer treedt op TVT Outdoor Reisgroep. Uw reis kan geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd onder toezicht en supervisie van TVT Outdoor Reisgroep. Indien volledig uitgevoerd door partnerbedrijven, dan ontvangt u hier voor aanvang de nodige informatie over ?
Wat is het KVK en BTW-nummer van de TVT Outdoor Reisgroep ?
TVT Outdoor Reisgroep staat geregistreerd sinds 2005 onder de volgende nummers:
BTW: NL. 1450.01.246.B.01
Mijn aanvraag
Hoe doe ik een aanvraag ?
Vanuit onze inspiratie pagina's op de website kunt u direct een specifieke aanvraag doen voor die lokatie of dat evenement.
Hoe lang duurt het voor ik antwoord heb op mijn aanvraag ?
Wij zullen altijd reageren binnen 48 uur. In deze mail zullen wij u uiteraard bedanken voor uw interesse in ons aanbod eventueel aangevuld met vragen onzer zijde aangaande groepsgrootte, wensen, budgetten en dergelijke.
Wat is een offerte en opdrachtbevestiging ?
Na uw aanvraag ontvangt u onze offerte worden alle belangrijke zaken vermeld, zoals u deze tijdens uw reis of event mag verwachten, uitgewerkt in een duidelijk en overzichtelijk verhaal. Deze ontvangt u eerst en daar kunt u op reageren. Wanneer u tevreden bent en akkoord dan kunt u dit direct doorgeven.
Wat gebeurd er na ondertekening van de opdrachtbevestiging ?
Na ontvangst van uw akkoord gaan wij alle afspraken en opties met leveranciers, partners (zoals accommodaties en busmaatschappijen) bevestigen. Zodra wij 100% zekerheid kunnen bieden op deze harde randzaken zullen wij dit aan u bevestigen. Dit kan tot wel 7 dagen duren.
Kan ik een optie plaatsen ?
Na uw aanvraag zullen wij in onze planning een geheel vrijblijvende optie plaatsen zodat we ruimte houden en rekening kunnen houden met uw wens om te komen. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend, maar biedt u gedurende het offerteproces de zekerheid dat wij plaats hebben in onze planning.
Mijn boeking
Ik heb de bevestiging van TVT ontvangen. Wat nu ?
Vaak wordt een reis maanden van tevoren afgesloten en ingepland. Het afsluiten hiervan is bindend voor beide partijen. De volgende stappen kunt u verwachten:
Verwacht TVT documenten van mij als hoofdboeker ?
In de aanloop naar uw evenement of reis kunnen wij documenten bij u opvragen, afhankelijk van de aard van het evenement. Te denken valt aan:
Wat is een intake/deelname formulier ?
In het reispakket vind u een deelnameformulier. U kunt deze kopieren of digitaal verspreiden onder alle deelnemers. Deze moet volledig ingevuld worden en ingeleverd bij aanvang van het evenement bij de tripleader of een van de crewleden.
Wat zit er in een reispakket ?
Een maand voor aanvang ontvangt u een reispakket met daarin de belangrijkste documenten voor uw reis.
Wat verstaan jullie onder minimum aantal ?
Onze offerte en bevestiging is uitgebracht voor een minimum aantal personen en een geboekt aantal personen. Tot 42 dagen voor vertrek kunt u het aantal nog kosteloos wijzigen met inachtneming van het minimum aantal. Onze prijsopgave is gebaseerd op deze deelname en is zodoende een door u gegarandeerd aantal.
Organisatie ter plaatse
Wat is een tripleader ?
Afhankelijk van het karakter van de reis (incentive-schoolreis-...) wordt een coordinator aangewezen op lokatie. Hij of zij is uw aanspreekpunt tijdens het verbijf. De tripleader is verantwoordelijk voor een goede afstemming en communicatie tussen u, de groep en onze organisatie.
Hoe verloopt de communicatie tijdens een evenement of project?
Interne communicatie
Groepsgroottes en begeleiding
De vuistregel voor onze groepsgroottes (aantal deelnemers per groepje) bedraagt max 15 personen.
Inrichting basecamps (tentverblijf)
Onze basiskampen worden ingericht op de volgende wijze:
Wat zijn gidsen en instructeurs ?
AL onze instructeurs en gidsen en die van onze partnerbedrijven zijn gediplomeerde instructeurs. U mag ervanuit gaan dat zij allen beschikken over de juiste diploma's om de activiteit te begeleiden. Velen hebben tevens een algemene sportopleiding zoals CIOS, ALO, Sport&Bewegen, Outdoormanagement. Uiteraard beschikken zij ook over een geldige EHBO.
Vervoer
Indien u de busreis bij ons heeft geboekt:
Classe: Indien niet anders aangevraagd boeken wij een Tourist Class touringcar
Komt u met eigen vervoer of eigen busmaatschappij ?
Indien u uw bus zelf geregeld heeft dan bent u automatisch verantwoordelijk voor het regelen van het verblijf en de verzorging. U kunt dit via TVT regelen, maar hier zijn kosten aan verbonden, ook indien de chauffeur met ons mee eet.
Hoe regelen jullie transfers ?
Afspraken
Afronding
Houden jullie evaluatie ?
Ja uiteraard.
Optie voor het volgende jaar ?
Reizen en evenementen worden vaak vroeg geboekt en wij hebben zeer veel capaciteit maar zeker niet onbeperkt.
Ontvang ik nog een eindfactuur ?
Een eindfactuur wordt enkel en alleen opgemaakt wanneer er noodzaak is. Bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen zijn in de aantallen, kosten zijn gemaakt op lokatie of anderszins. Indien dit niet van toepassing is ontvangt u ook geen eindfactuur.
Financieel
Wat zijn jullie annuleringsvoorwaarden ?
- 42 tot 28 dagen voor startdag: 50% van hettotale bedrag van de overeenkomst;
- 28 tot 7 dagen voor startdag: 75% van het totale bedrag van de overeenkomst;
- 7 of minder dagen(inclusief) voor startdag of later: 100% van het totale bedrag van de overeenkomst.
Is een aanbetaling vereist ?
TVT Outdoor Reisgroep vraagt enkel een aanbetaling indien zij dit noodzakelijk acht. Dit wordt vermeld in uw opdrachtbevestiging. Na ondertekening ontvang je een factuur van de aanbetaling welke voldaan moet worden binnen de gestelde termijn.
Wanneer en hoe ontvang ik een factuur ?
Bij uw reispakket (zie boeking) ontvangt u de factuur. Deze versturen wij tevens digitaal zodat u deze makkelijk kan verwerken en voor een tijdige betaling kan zorgdragen.
Welke betalingstermijn wordt gehanteerd ?
Wij hanteren standaard een betalingstermijn van 30 dagen. Indien de timing dit vereist(het evenement vind eerder plaats bijvoorbeeld) dan kunnen wij de betalingstermijn verkorten of verlengen.
Wat gebeurd er bij een niet tijdige betaling ?
Indien onze factuur niet tijdig wordt voldaan, hanteren wij de volgende vervolgstappen:
Wat is een eindfactuur ?
Na afloop van het project, event of reis ontvangt u een evaluatieformulier (ook bijgevoegd in uw reispakket) en eventueel een eindfactuur, met daarop alle kosten die nog betaald dienen te worden. U kunt hierbij denken aan extra deelnemers, afvallers en annuleringskosten, voorgeschoten kosten, extra verblijfskosten enzovoort.
Verzekering
Kunt u een reisverzekering verzorgen ?
TVT Outdoor Reisgroep is partner/agent van een verzekeringsmaatschappij en kan zodoende zorgdragen voor een dekkende reisverzekering met (indien nodig) buitensport/gevaarlijke sporten dekking. De hoogte hiervan is afhankelijk van de duur van het evenement en de groepsgrootte. Bij aanvraag dient u een namenlijst met geboortedata te overhandigen. Zonder deze lijst kunnen wij geen aanvraag doen.
Hoe verloopt de verzekering bij grote evenementen ?
Bij grotere evenementen met hoog risico kunnen wij een aanvraag en voorstel doen om het evenement extern te verzekeren. Dit betreft altijd een voorstel op maat. Deze verzekering dekt in een notendop de volgende zaken:
-
Dekking bij afgelasting evenement in diverse gevallen -
Dekking voor verplaatsing van een evenement wegens afgelasting -
Insolventiedekking -
Dekking van het totale budget -
Recettedekking -
Recettes zijn tot maximaal € 50.000 per evenement, mits expliciet aangemeld -
Aanvullend bij te verzekeren tegen 0,5% per dekking
o Extreem weer dekking voor buitenevenementen
o Mobiele locaties (boot, vliegtuig, trein)
Is een reisverzekering verplicht ?
Nee, deze wordt door ons nooit verplicht maar zeer wel aan te raden.
Kan ik bij TVT een annuleringsverzekering afsluiten ?
TVT Reisgroep verzorgt en verhandelt geen annuleringsverzekeringen. Wij raden u aan deze elders af te sluiten indien u het risico te groot vind.
Kies categorie of zoek...